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transformacion digital

Qué es la transformación digital de la empresa y cómo implementar un plan de transformación digital

Artículo escrito por Ricardo Botín

Tarde o temprano, hasta las empresas más antiguas y reacias tienen que acometer una transformación digital. De lo contrario, corren el peligro de quedarse atrasadas y fuera del mercado. 

Y lo que es peor: hasta la propia viabilidad de un proyecto podría verse comprometida si no haces algo cuanto antes.  

De hecho, probablemente estés leyendo este artículo porque algún experto en digitalización te ha recomendado encarecidamente que implementes un plan de transformación digital. 

Déjame que adivine: tu asesor te ha dicho que no podéis seguir en tu empresa con unos procesos y sistemas tan obsoletos, y te ha explicado que es imprescindible empezar ya con la transformación digital de tu negocio. 

Y tú te has metido en Internet para ver en qué consiste esto de la digitalización de empresas y has acabado leyendo este artículo. Pues no busques más porque aquí vas a encontrar todas las respuestas a las preguntas que se agolpan en tu cabeza. 

Así que vamos a empezar por el principio, explicándote qué es la transformación digital.

Qué es la transformación digital

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La transformación digital se basa en introducir e integrar las nuevas tecnologías digitales en los procesos de trabajo de tu negocio, con la vista puesta en una mejora de la eficiencia. 

Aunque se trata de un concepto bastante intuitivo, y del que todo el mundo se hace al menos una cierta idea, es imprescindible precisar qué es la transformación digital para que no malgastes tus energías y recursos en acciones que nada tienen que ver con la digitalización de empresas. 

Ten en cuenta que las nuevas tecnologías han provocado un cambio radical no solo en la filosofía de una empresa, sino también en las relaciones entre esta y los consumidores. 

Mientras que hace años la gente, cuando necesitaba algo, acudía a una tienda para adquirir el producto específico, ahora todos nos sentamos frente a nuestro ordenador o comenzamos a pasar el dedo por la pantalla de nuestro teléfono para comprar a golpe de clic cualquier cosa que se nos ocurra. 

Esto quiere decir, por ejemplo, que cada vez más gente prefiere el comercio electrónico para hacer sus compras habituales, con lo que muchas tiendas tradicionales —que no han sabido realizar una correcta transformación digital— se están viendo obligadas a cerrar ante el descenso de ventas. 

Queda claro, por tanto, que las nuevas tecnologías pueden ser una fuente de oportunidades de negocio si se saben aprovechar bien. 

El objetivo último de la transformación digital no es gastar dinero en soluciones tecnológicas para estar a la última moda, sino en racionalizar, reelaborar y optimizar los procesos de todas las áreas y divisiones de tu empresa, para ofrecer un mejor servicio al cliente. 

Y no solo eso, ya que también tendrás que usar las nuevas tecnologías digitales para redefinir y mejorar los productos y servicios que comercializa tu empresa.  

En definitiva: la transformación digital debe ofrecer a los clientes un valor añadido del que antes no disfrutaban, para que estos cambios tengan sentido y merezcan la pena. 

Por ejemplo: de nada serviría comprar una impresora más rápida y más cara si en tu empresa sigue siendo un administrativo el que se encarga de recibir todos los emails, para luego imprimirlos en papel y distribuirlos en persona al destinatario final. 

En su lugar, lo lógico sería formar a toda tu plantilla en gestión del correo electrónico para que cada uno se responsabilice de atender sus propios mensajes, con la obligación adicional de contestarlos de la forma oportuna sin necesidad de imprimir nada. 

Si logras cambiar la mentalidad de tus empleados —si eres capaz, por ejemplo, de formarles para que cada uno gestione su propia cuenta de email— estarás agilizando mucho los procesos, puesto que los mensajes de los clientes serán atendidos bastante antes por la persona responsable. 

Ventajas de la digitalización

que es la transformacion digital de la empresa

Es evidente que implementar un plan de transformación digital en tu empresa va a suponer grandes beneficios para tu negocio. 

Si lo haces correctamente, vas a contar con increíbles ventajas competitivas:

  • Se reducen los costes: mejorar los procesos internos mediante tecnologías digitales hace que el trabajo sea más eficiente y rentable. Un ejemplo claro de transformación digital sería el de una tienda física que decide reconducir su actividad hacia el mundo online. Y si encima hacen dropshipping con Oberlo, pueden reducir considerablemente sus costes en locales y almacenamiento. Al final, una buena digitalización implica una mayor productividad y un aumento considerable de los márgenes de beneficio. 
  • Se mejora la capacidad de respuesta de la empresa: la constante innovación enmarcada dentro de una estrategia digital permite que las estructuras empresariales sean más flexibles. Y gracias a eso, es posible adaptarse con mayor facilidad a entornos cambiantes como los actuales (en estos tiempos de pandemia e inestabilidad económica). 
  • Accederás a recursos humanos más cualificados: recuerda que, aunque haya mucha gente que está en paro y que no sabe cómo encontrar trabajo, hay otros profesionales que reciben muchas ofertas de empleo. Las empresas se los rifan porque su mayor capacidad productiva es muy beneficiosa. Y si has realizado una transformación digital en tu empresa, los mejores profesionales —los que están más formados en habilidades digitales— estarán locos por trabajar en tu equipo. 
  • Tu empresa estará centrada por completo en la cultura de innovación: la innovación hace avanzar a los negocios. Una empresa que vende productos innovadores va siempre un paso por delante de su competencia y suele ser mucho más rentable. Pero innovar continuamente requiere de un gran esfuerzo por parte de toda la plantilla. Por esa razón, es más fácil que un equipo acostumbrado al cambio por la transformación digital sea más innovador que otro que está anquilosado en el pasado. 
  • Accederás a nuevas oportunidades de negocio: si has digitalizado tu negocio correctamente podrás centrarte en nuevos mercados meta más rentables, que antes parecían reservados a empresas más avanzadas a nivel tecnológico. 
  • Garantizas la pervivencia de tu negocio: para que tu empresa continúe operando durante más tiempo es necesario adaptarse a los cambios. Y un proceso de transformación digital es una buena forma de aprender a ser más flexible. Si te sabes adaptar a las nuevas circunstancias mejor que tu competencia, tu empresa disfrutará de una larga vida por la senda de los beneficios. 
  • Mejora la comunicación interna y externa: los planes de transformación tecnológica hacen que la comunicación sea más fluida y eficaz. De ese modo, tanto tus empleados como tus clientes dispondrán de mejores canales de comunicación, en los que la información fluye con más rapidez y claridad. 

Cómo abordar la transformación digital de la empresa

Tras ver la definición de transformación digital, así como sus principales ventajas, llega el momento de que entiendas cómo debes afrontar el proceso transformador encaminado a la digitalización de tu empresa. 

Principales dificultades que impiden la digitalización

Antes de explicarte lo que debes hacer en tu plan de transformación digital nos vamos a detener brevemente en las principales trabas y dificultades habituales en la digitalización. En cualquier proceso de estrategia digital e innovación se producen una serie de fricciones y resquemores que es conveniente que conozcas. 

No en vano, la transformación digital en algunas ocasiones puede llegar a ser dolorosa, sobre todo cuando la edad de la plantilla es elevada. 

Es más: todos conocemos casos de trabajadores mayores que han solicitado la jubilación anticipada por miedo a no ser capaces de desempeñar su trabajo en un nuevo entorno completamente digitalizado. 

Incluso se dan casos en los que el proceso transformador se utiliza como excusa para deshacerse de los empleados más mayores. 

Por lo tanto, lo primero que debes tener claro es que la transformación digital de tu empresa no debe suponer una fuente de estrés o de tensiones elevadas entre los trabajadores. 

Vamos a ver ahora cuáles son las principales trabas que pueden surgir durante el proceso: 

  • Digitalización mal liderada: si encargas la ejecución del proceso de digitalización a una persona que no entiende la importancia del mismo, las cosas no van a salir bien. Por eso, lo conveniente es que esta transformación digital sea liderada —incluso a nivel de planeación estratégica— por una persona que comparta los beneficios y las ventajas de la digitalización, para que se implique con el proyecto al 100%. 
  • La información no fluye correctamente: la falta de información genera tensiones. Si los trabajadores no comprenden las razones que han motivado el nuevo plan de transformación digital, es normal que se produzcan malentendidos, fricciones y rechazos. En esos casos, los bulos sobre posibles despidos o empeoramiento de las condiciones laborales pueden generar grandes tensiones en tu organización. 
  • Escasa formación a los trabajadores: digitalizar sin formar a los trabajadores no sirve para nada. Igual que nunca pondrías al volante de un Lamborghini a una persona sin carné de conducir, tampoco debes iniciar un proceso digitalizador en tu empresa sin formar adecuadamente a tus trabajadores.
  • Eslabones de la cadena mal digitalizados: en caso de que alguna parte de tu empresa no comprenda correctamente cuáles son sus nuevos roles, el fracaso está asegurado. Pero si tus proveedores o tus clientes no son capaces de manejar las nuevas herramientas, el trabajo interno no va a servir de nada. Queda claro entonces que para que la digitalización funcione es necesario que todos los eslabones de la cadena estén implicados en el proceso.
transformacion digital ejemplos

Plan de transformación digital

A la hora de implementar tu plan de transformación digital es necesario que tengas en cuenta los siguientes elementos: 

  1. Crea una estrategia digital acorde a tu empresa: la persona que se encargue del liderazgo del proceso en tu empresa digital debe diseñar un plan de trabajo con acciones concretas. La estrategia general debe implicar a todos los departamentos, en función de los objetivos que tú hayas fijado. En esta fase, no solo hay que introducir cambios tecnológicos, sino que deben diseñarse nuevos mapas de ciclo de vida de clientes, así como crear nuevos procesos operativos para todas las tareas de tu empresa. 
  2. Redefine el organigrama: a la luz de las nuevas tecnologías digitales incorporadas a la empresa, habrá que redefinir las nuevas tareas de cada trabajador y será necesario darle la formación en transformación digital adecuada. Lo que se busca en esta fase es optimizar cada puesto de trabajo para aumentar la eficiencia y la productividad. 
  3. Establece plazos de ejecución: la transformación digital debe realizarse en fases determinadas por unos plazos concretos. Si, por ejemplo, estratégicamente se decide comprar un nuevo CRM, hay que tener en cuenta que es una labor que no puede ejecutarse de golpe. Primero hay que instalar el nuevo sistema en todos los equipos informáticos y hacerlo accesible a toda la plantilla. Luego hay que formar a los trabajadores para que aprendan a manejar la nueva herramienta. Y después tienen que empezar a usarlo para ir sacándole el máximo partido con el uso continuado. 
  4. Dota al plan del presupuesto adecuado: cada fase tiene unos costes asociados. Y si no se establece un presupuesto acorde a las inversiones necesarias, por mucha voluntad que exista, la transformación digital se terminará truncando. Para que te hagas una idea, si quieres montar una tienda de dropshipping, aunque no tienes que invertir en stock, sí que debes destinar algunas partidas económicas al marketing digital y a la publicidad online.
  5. Mide los resultados: una vez que los plazos se agotan, debes analizar si se han cumplido los objetivos acordados. Y si no es así, establece medidas correctoras.
plan de transformacion digital

Ahora ya no tienes excusa para digitalizar tu empresa

Es evidente que el proceso de transformación digital es complicado y que puede infundir algo de miedo. 

Por comodidad o conservadurismo, en muchas empresas prefieren no hacer nada y quedarse como estaban, cuando empiezan a sentir el vértigo del cambio que se acerca. 

Esa actitud es contraproducente puesto que los cambios necesarios para implementar una estrategia digital e innovación son muy beneficiosos para tu empresa, como hemos visto a lo largo de este artículo. 

Así que no esperes más tiempo y deja de procrastinar porque la hora de la digitalización está cada vez más cerca…

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